DataSpeed: un e-commerce B2B integrato con Embyon senza modificare il gestionale

Progetto in fase di sviluppo, non ancora online.

DataSpeed è un distributore di consumabili per ufficio e informatica con una base clienti composta quasi interamente da rivenditori e aziende con pagamento dilazionato. Embyon, il loro gestionale, controlla tutto: anagrafiche, listini, giacenze, ordini, fidi, spedizioni. Quando ci hanno contattato, il problema era semplice da descrivere e complicato da risolvere: il sito e-commerce B2B doveva replicare le logiche di Embyon in tempo reale, senza che nessuno le riscrivesse da zero.

Integrazione listini Embyon con prezzi per brand e categoria

DataSpeed lavora con più listini di vendita assegnati per cliente in Embyon. Ogni listino copre tutti i brand e tutte le categorie. Se un cliente ha il listino più basso, vede prezzi bassi su tutto, anche sui brand dove il margine non lo consente. Per i prodotti fuori listino, il prezzo si calcola con un ricarico percentuale sul costo di acquisto, diverso per tipologia di cliente.

La richiesta era: poter assegnare listini diversi per brand o per categoria merceologica allo stesso cliente. Un listino su un brand, un altro su un brand diverso. Il motore prezzi di Cuborio è stato progettato per lavorare con regole a cascata: prima controlla se esiste un prezzo specifico per combinazione cliente-brand-categoria, poi risale al listino generico, poi al ricarico su acquisto. Embyon continua a esportare i listini come sempre. La logica fine la fa Cuborio.

Sincronizzazione giacenze multi-deposito in tempo reale

DataSpeed opera su più depositi distribuiti geograficamente. Il magazzino principale gestisce acquisti e spedizioni. Un secondo deposito in un'altra regione riceve solo trasferimenti interni. Esiste anche un deposito "nascosto", usato per caricare grossi ordini, verificarli fisicamente, e solo dopo renderli visibili a catalogo.

I clienti vedono le giacenze solo dei depositi a cui sono assegnati. Chi è collegato al deposito secondario vede anche la disponibilità del magazzino principale e può impegnare merce in trasferimento. Il contrario non vale: i clienti del deposito principale non vedono il secondario.

La sincronizzazione delle giacenze con Embyon avviene con una latenza di pochi minuti. Per DataSpeed è un requisito non negoziabile. Lavorano con scorte ridotte, e se due clienti ordinano lo stesso toner a distanza di un minuto, il sistema deve impegnare correttamente in ordine cronologico. Lo fa. Quando il cliente chiude il carrello, il portale genera un pre-ordine che impegna subito le giacenze su Embyon, poi l'operatore lo converte manualmente in ordine effettivo dopo aver verificato fido e eventuali note bloccanti.

Visibilità catalogo selettiva e gestione reverse charge

Alcuni prodotti sono riservati a categorie specifiche di clienti. DataSpeed voleva più flessibilità rispetto a Embyon, che permette di agire solo a livello di singolo codice prodotto. Cuborio aggiunge regole di visibilità per brand, categoria e cliente, in modo da poter escludere un intero marchio o una famiglia di articoli per una specifica anagrafica.

Per gli articoli soggetti a reverse charge, Embyon passa il flag fiscale. Il cliente sceglie prima del checkout se applicare il regime di inversione contabile, e l'ordine arriva a Embyon già con il codice IVA corretto. Le tasse accessorie per tipologia di prodotto (come la SIAE sui supporti di archiviazione) funzionano allo stesso modo: Embyon indica l'importo, Cuborio lo mostra separato dal prezzo netto.

Calcolo automatico spese di trasporto e porto franco

La maggior parte dei clienti ha la condizione "porto franco" sopra una certa soglia di spesa. Le soglie e gli scaglioni di addebito variano per cliente e sono configurati in Embyon tramite una tabella dedicata. Embyon calcola automaticamente le spese di trasporto sui documenti di vendita, e Cuborio replica la stessa logica lato e-commerce: il cliente vede in tempo reale se ha raggiunto il franco o quanto gli manca.

Gestione multi-sede con destinazioni diverse da Embyon

Alcuni clienti di DataSpeed hanno una sede legale e diversi punti vendita, ciascuno registrato in Embyon come destinazione diversa. Ogni punto vendita ha un proprio account sul portale, collegato alla stessa anagrafica madre. Il problema originale: se il punto vendita non selezionava la sua destinazione prima di chiudere il carrello, la merce partiva verso la sede legale. È successo più volte.

Cuborio lega ogni account alla sua destinazione di default, eliminando il passaggio manuale. In più, separa la visibilità dei documenti: ogni punto vendita vede solo i propri ordini e le proprie bolle di trasporto, mentre la sede legale vede tutto, suddiviso per negozio. Le fatture riepilogative restano visibili solo alla sede madre.

Tracking spedizioni centralizzato nell'area cliente

Embyon è integrato con diversi corrieri, alcuni completamente via web service, altri tramite borderò elettronico. Cuborio centralizza le informazioni di tracking nell'area cliente indipendentemente dal corriere usato, e permette di inviare le notifiche a indirizzi email diversi da quello principale dell'anagrafica. Con il vecchio sistema questo non era possibile: la mail del tracking coincideva con quella della conferma ordine, senza alternative.

Stato del progetto

Il progetto è in fase di sviluppo. Quando sarà online, DataSpeed avrà un portale B2B integrato con Embyon senza che Embyon sia stato modificato. Le giacenze si aggiornano in pochi minuti, i listini si spezzano per brand, i punti vendita vedono solo i loro ordini. Solo un sito che fa quello che il gestionale già sa fare, e lo mostra al cliente giusto nel modo giusto.